ما وب سایت ‌هایی می‌سازیم که به راحتی به‌روز می‌شوند و در این باره می‌گوییم و می‌نویسیم

فرزام خجسته نیا

اوایل شهریور ماه امسال زمزمه هایی در نارمند برای برگزاری یک کورس آموزشی دو رزوه با سی نفر شرکت کننده با عنوان دوره اسکرام مستر حرفه ای یا PSM شنیده می‌شد. حداقل زمانی برابر 3 تا 4 ماه کار مستمر نیاز بود. کار را با برنامه ریزی برای اطلاع رسانی ثبت نام دوره شروع کردیم و با تهیه وب سایت اختصاصی و ثبت نام شرکت کنندگان ادامه دادیم و سرانجام با برگزاری دوره و دریافت نظرات شرکت کنندگان خاتمه دادیم.

مهمترین کار قبل از هر چیزی در برگزاری یک کورس آموزشی انتخاب زمان برگزاری کورس بود. البته انتخاب مدرس دوره هم اهمیت داشت ولی نه به اندازه زمان؛ چون بعد از انتخاب مدرس اگر زمان مشخصی برای برگزاری کورس نداشتیم نمی توانستیم با مدرس دوره وارد مذاکره جدی شویم.
 
برای انتخاب زمان برگزاری دوره، مواردی از قبیل مناسبت های تاریخی قبل و بعد و یا حین برگزاری کورس را در نظر گرفتیم. باید در نظر می‌گرفتیم که آیا می توانیم تا زمان برگزاری کورس حداقل تعداد افراد مورد نیاز برای برگزاری کورس را ثبت نام کنیم؟ موضوع کورس ما، اسکرام، برای افرادی جالب بود که اطمینان داشتیم که از مدیران ارشد و کارآفرینان کشور هستند که تا حد امکان بایستی زمان برگزاری کورس را در روز های غیر کاری، آخر هفته، در نظر می گرفتیم (گو اینکه یک هفته مانده به کورس متاسفانه مشکلات مربوط به فیصل محمود، مدرس دوره، باعث شد که زمان دوره از روز های پنجشنبه و جمعه به جمعه و شنبه انتقال یابد).
 
به هر حال پس از بررسی کامل جوانب زمان برگزاری کورس و انتخاب دقیق زمان و تاریخ کورس لیست افرادی که قابلیت مدرس بودن در این کورس را داشتند را جمع کردیم و زمان کورس را با برنامه ی آن مدرسین تطبیق دادیم. هنگامی که مدرس خودمان را از لحاظ فنی و شیوه آموزشی و آزاد بودن زمانی برای برگزاری کورس انتخاب نمودیم مبلغ و دست مزد مدرس را نیز مشخص کردیم بدین ترتیب با قراردادی که با مدرس توافق کردیم کار خودمان را رسمیت بخشیدیم.
نکاتی حاشیه ای در انتخاب مدرس وجود داشت که بسیار مهم و قابل تامل است؛ برای مثال ملیت مدرس ما خارجی بود که باید در نظر می‌گرفتیم که آیا او می تواند به کشور ما سفر کند، آیا می توانیم برای او ویزا تهیه نماییم، آیا لهجه زبان انگلیسی او قابل فهم است، آیا او تمایلی برای سفر به کشور ما را دارد و این که آیا او از لحاظ فنی و آموزشی می تواند انتظارات ما و شرکت کنندگان در کورس را برآورده سازد. برای این کار وبینار ها، پادکست ها و نوشته ها و دوره هایی که مدرس مورد نظر ما برگزار کرده است را مورد بازبینی قرار دادیم و از درست بودن انتخابمان مطمئن شدیم.
قرار داد ما با مدرس دوره نیز مهم بود؛ مواردی از این قبیل که اگر تعداد ثبت نام کننده ها به حداقل ممکن نرسد در آن صورت وضعیت به چه شکلی خواهد بود؟ یا هزینه های ترانسفر و اقامت مدرس به چه صورت محاسبه می شود و آیا مدرس ما می تواند در صورت بیشتر شدن تعداد شرکت کنندگان دوره های بیشتری را برگزار کند؟

دوستان بعد از انتخاب زمان و مدرس وقت آن رسید که به دنیا بگوییم: "ما در حال برگزاری یک دوره منحصر بفرد هستیم..."
یعنی باید در مورد دوره ی خودمان اطلاع رسانی می کردیم. راه اندازی وب سایت دوره اولین و ضروری ترین کار در این بخش بود که بایستی انجام می دادیم. سعی کردیم وب سایتی مینیمال و ساده طراحی کنیم که حتی در صورت نیاز به تغییر سریع این کار را انجام دهیم، یعنی وب سایتی چابک یا Agile که از طریق آن شرکت کنندگان در کورس را ثبت نام نماییم. یادتان باشد که هیچ چیزی را بدیهی محسوب نکنید مثلا اگر کورس به زبان انگلیسی یا به هر زبان دیگری غیر از فارسی برگزار خواهد شد این مطلب را در سایت قرار دهید تا ثبت نام کنندگان در جریان این موضوع باشند.
 
در کورس هایی که تعداد افراد ثبت نام کننده در آن ها محدود است و یا حداقلی در تعداد ثبت نام کنندگان برای برگزاری کورس وجود دارد می توانیم از متریک در اطلاع رسانی خودمان استفاده کنیم. باور کنید صداقت بهترین چیزی است که می توانیم با آن بسراغ مشتریان برویم این یعنی بازدیدکنندگان می توانند ببینند هم اکنون چند نفر در این کورس ثبت نام کرده اند و یا اینکه هم اینک در کورس ثبت نام نکنند فردایی برای این کار را وجود دارد یا ن! پس وجود متریکِ نشانگر تعداد ثبت نام کنندگان نه تنها منافع ما را تهدید نمی کند بلکه می تواند تعداد ثبت نام کنندگان ما را نیز افزایش دهد. ایده متریک خیلی دیر به ذهنمان رسید مسلما در دوره های بعدی حتما از ابتدا به فکر استفاده از آن خواهیم بود.
 
در مورد موضوع ثبت نام نکته ای دیگر هم بایستی مورد توجه جدی قرار گیرد و آن تعیین مهلت ثبت نام و محدود بودن تاریخ ثبت نام است. بیشتر افراد ترجیح می دهند کارها را در دقیقه نود انجام دهند بنابراین باید دقیقه نود را مشخص کرد. البته وجود چند دقیقه وقت اضافه که آن را هم دارو محاسبه و اعلام می کند هم جزء شرینی های فوتبال ببخشید برگزاری کورس است. در کورس آذر ماه دقیقا 10 نفر در آخرین لحظات مهلت تعیین شده ثبت نام خود را با واریز مبلغ دوره تکمیل کردند! پس حتما و حتما از همان ابتدا دقیقه نود را مشخص کنید.
 
بیایید کارهای را که تا به حال انجام دادیم را با هم مرور کنیم؛ ابتدا زمان برگزاری را مشخص کردیم سپس مدرس کورس را انتخاب نمودیم، بعد از آن یک وب سایت رسمی برای کورس آماده کردیم و زمان شروع و پایان ثبت نام را تعیین کردیم. حال منتظر هستیم که ثبت نام کنندگان از زمین و آسمان وب سایت کورس را مورد هجوم قرار دهند و ثبت نام خود را تکمیل نمایند. رویای شیرینی است یا بقول معروف شتر در خواب بیند پنبه دانه!!
اطلاع رسانی برای همچین کورسی کار آسانی نیست ولی خوب بهترین مکان هایی که ما برای این کار سراغ داشتیم وبلاگ ها و کامیونتی ها و شبکه های اجتماعی بود. در ضمن برای کسانی که قبلا از ما درخواست کرده بودند که برای این دوره خبرشان کنیم ایمیل فرستادیم. که در کل توانستیم به هدفمان برسیم.

هنگامی که میزان ثبت نام کنندگان به حداقل توافق شده رسید در مورد مکان برگزاری کورس بصورت جدی وارد عمل شدیم و مکان مورد نظر خودمان که سازمان مطالعات بهره‌وری مطالعات نیروی انسانی بود را انتخاب و رزرو نمودیم. در مورد انتخاب محل برگزاری کورس در نظر داشتیم که محل برگزاری علاوه بر داشتن امکانات رفاهی و آموزشی کافی دارای مسیر های دسترسی خوبی نیز باشد. نکته دیگری که به آن واقف بودیم این بود که با توجه به برگزاری کورس در تهران، محل برگزاری در محدوده طرح ترافیک نباشد و همچنین دارای پارکینک برای شرکت کنندگان باشد. که باز هم متاسفانه تغییر برنامه مدرس کورس آن هم یک هفته مانده به روز برگزاری آن باعث شد مکان برگزاری کورس را به هتل فردوسی تهران تغییر دهیم که تمام پیش فرض های بالا را از لحاظ ترافیکی زیر سوال برد و دیگربار از دوستان شرکت کننده به خاطر این مورد متاسفیم و بابت همکاری دوستانه ای که با نارمند داشتند بسیار ممنونیم.
 
چون مدرس انتخابی ما یک مدرس خارجی بود از ویزای وی غافل نشدیم، این کار می توانست همه کورس را با شکست مواجه نماید و نتوانیم کورس را راس موعد مقرر برگزار نماییم. برای اخذ ویزا برای اتباع خارجی تصویر پاسپورت مدرس را به همراه درخواست خودمان برای اقامت وی در سایت وزارت امورخارجه ثبت نام کردیم و مراحل اخذ ویزا بدون مشکل و بدون مراجعه حضوری به وزارت تکمیل شد.
 
بعد از قطعی شدن زمان و مکان (با تمام آن تغییرات) و ویزای مدرس توانستیم محل و ساعت برگزای کورس را بصورت رسمی در اختیار شرکت کنندگان قرار دهیم. این کار را با ارسال دعوت نامه از طریق ایمیل و همچنین تماس تلفنی انجام دادیم.
 
شب قبل برگزاری کورس محل برگزاری را بازدید کردیم و چون مدرس کورس خارجی بود طوری برنامه ریزی کرده بودیم که وی یک روز قبل از برگزاری کورس در ایران باشد. علاوه بر تمام این موارد برگه هایی را برای حضور غیاب افراد شرکت کننده و نظر سنجی افراد در کورس آماده کردیم.
پس از اتمام برگزاری کورس آخرین کاری که باقی می ماند این بود که گزارشی از کورس، مطالب ارائه شده، همچنین عکس های کورس را در وب سایت کورس قرار بدهیم تا کورس بطور رسمی خاتمه یابد.